La medida alcanza a expedientes administrativos en soporte papel con más de diez años de inactividad y con deterioro debido a la humedad, la acción de roedores y hojas ilegibles por el transcurso del tiempo.
La Subsecretaría de Trabajo y Empleo de Mendoza, dependiente del Ministerio de Gobierno, Infraestructura y Desarrollo Territorial, puso en marcha un proceso de ordenamiento y racionalización del archivo documental de su sede central. El proceso contempla criterios técnicos para preservar documentación de valor jurídico, histórico o institucional y establece mecanismos seguros para la destrucción del material autorizado.
La medida tiene como objetivo mejorar la gestión y conservación de la documentación administrativa, optimizar los espacios destinados a archivo y garantizar condiciones adecuadas de higiene y seguridad.
En los archivos de la sede central se encuentra documentación en soporte papel correspondiente a expedientes administrativos que registran más de diez años de inactividad. A partir de un informe técnico de archivo se identificaron las series documentales y los períodos que se encuentran en condiciones de ser sometidos a un proceso de expurgo, de acuerdo con los criterios establecidos para la gestión documental.
El procedimiento contempla únicamente la eliminación de documentación que no posee valor administrativo actual. Previamente, se verifica que los expedientes no correspondan a documentación de conservación permanente ni contengan información que deba ser resguardada por su valor jurídico, histórico o institucional.
En la resolución de la Subsecretaría de Trabajo y Empleo se establece la excepción para los legajos de personal, los sumarios administrativos, la documentación con valor histórico y los expedientes vinculados con procesos judiciales en trámite.
La documentación que resulte alcanzada por la medida será destruida mediante trituración, reciclado u otro mecanismo que garantice la imposibilidad de reconstruir el material y preserve la confidencialidad de la información contenida en los expedientes.
Además, cada procedimiento deberá quedar registrado mediante un Acta de Destrucción, en la que se detallará la documentación eliminada, la fecha y el lugar de realización, así como los funcionarios que intervengan.
